보고서 작성 기본원칙

보고서 작성 기본원칙

 

서론

- 보고서 : 가장 중요한 의사소통 방법 중 하나

- 목적 : 작성한 사람의 아이디어를 읽는 사람에게 설득력있게 전달

- 기본적인 가이드 라인의 이해 필요

- 보고서의 작성 과정 : 핵심 내용과 논리 구조를 이용해 개념을 설정한 뒤에 설계, 작성, 수정하는 과정을 반복하는, 시간이 많이 소요되는 어려운 작업

- 훌륭한 보고서에는 왕도가 없다.

 

 

원칙1 : 기술내용 결정

- 기술하고자 하는 핵심적인 내용이 무엇인지 결정해야 한다.

- 핵심내용 : - 작성한 보고서에서 가장 중요한 아이디어(신문기사의 제목)

- 핵심 내용 결정 -> 이후 프로젝트 추진 방향 결정

- 프로젝트 진행 출발점

- 너무 많거나 중복되어서는 안됨.

- 보고서의 목적과 논리적인 구조를 완성하기에 충분해야함

- 핵심이 되는 내용만을 먼저 논리적으로 구성 (기술 구조에 대한 역할 분담)

 

- 기대효과 : - 보고서의 목적 달성에 필요한 모든 것이 포함되도록 하고 내용의 흐름이 논리 적으로 되게함

- 보고서의 형태 : 초기에 미리 정함으로써 효율적인 보고서 작성이 가능

- 처음부터 상세한 것에 치중할 경우, 숲을 보지 못하고 나무만 보는 오류를 범하기 쉽기 때문에 보고서의 작성에서도 하향식 접근 방법이 필요하다.

 

원칙2 : 형식 보다는 내용 중심

- 형식보다는 내용에 중점을 두고 작성

- 핵심 내용과 논리적인 구조가 결정되면 팀원들에게 상세한 내용을 기술하도록 하기 위한 작업의 분담을 쉽게 할 수 있다.

- 자신이 담당한 분야에 대해서 보고서를 작성해 나가는 중에 범하는 가장 흔한 오류는 개별적인 단어나 문장에 집착하게 되면 보고서 전체에서 자신이 담당한 부분이 어떤 위치를 점유하고 있는지에 대한 관점과 자신이 전달하고자 하는 것이 무엇인지에 대한 방향과 초점을 잃게 되는 것이다.

- 최종보고서가 완성될 때까지 보고서의 내용은 많은 수정 과정을 거치게 되기 때문에 단어나 문장에 집착하는 것은 무의미하다. 보고서 전체의 논리와 자신의 생각을 어떻게 일치시킬 것인가에 노력을 집중하는 것이 필요하다. (초기에는 단어보다 구조와 논리를 집중해라)

===> 이와 같은 수정 작업은 데이터의 수집과 분석이 종료되는 시점까지 계속되는데, 프로젝트 기간의 2/3인 시점으로 보면 적절하다. 이보다 늦어질 경우, 데이터의 수집 작업이 완전하지 못했다며 결과적으로 분석을 위한 시간이 충분하지 못했다는 의미가 된다. 그러므로 내용이 훌륭한 보고서를 작성하기에는 문제가 많다는 것을 짐작할 수 있다.

 

원칙3 : 수많은 수정

- 훌륭한 보고서는 수많은 수정 작업을 통해서만 가능하다.

- 끊임없이 평가와 수정 작업 -> 바라는 수준의 보고서 작성이 가능해진다.

- 초기의 보고서가 많은 수정 작업을 거쳤다고 해서 위축될 필요는 없다. 더 나은 보고서를 향한 커다란 진보의 과정이기 때문에 초기에 작성한 보고서를 수정 작업없이 최종 보고서로 제출하는 것이 더 큰 문제이다.

 

 

 

 

잠깐!! 문장과 단어를 점검해야 한다 (수정 작업 시작하게 되면)

- 단순하고도 짧은 문장으로 설명하자, 의사소통은 가장 효과적으로 이루어질 수 있다는 것을 기억하고, 미사 여구를 이용한 장황한 문장은 없도록 해야 한다.

- 문장의 작성에 익숙치 않은 사람은 형용사나 부사(해석이 너무 다양해진다 그래서 쓰면 안됨)를 많이 사용하는 경향이 있으므로, 내용을 강조하기 위한 목적으로 이것들을 지나치게 많이 사용하지 않았는지 점검해봐야 한다.

- 문장은 직접적이면서도 단호해야하고, 수동적인 동사나 명사의 사용은 피해야 한다.

 

나쁜 예1) 모든 계층의 관리자를 위한 전략적인 목표의 설정과 인력 개발 우선 순위의 설정은 회사를 위해 이익이 될 것입니다.

좀 좋게 바꿔 보면

좋은 예1) 회사는 전략적인 목표와 관리자의 인력 개발 우선 순위를 설정해야 함.

 

나쁜 예2) 시스템 구현의 성패는 비용 절감을 위한 노력과 효율적인 시간 관리에 달려있습니다.

좀 좋게 바꾸면

좋은 예2) 시스템 구현의 성공 여부는 가용한 예산과 시간에 달려 있음.

 

보고서 작성자의 주장이 단호하게 보이기 위해서는 ‘설정해야 합니다’ 와 ‘도출됩니다‘ 보다는 ’설정해야 함‘과 ’도출됨‘과 같이 표현하는 것이 좋다.

 

 

원칙4 : 수정반복 -> 전체에서 개별 (전체검토,수정 후 개별적(문단,단어 등)으로 검토,수정)

- 수정 작업을 반복함에 따라 보고서 작성의 중점은 전체적인 내용에서 개별적인 문장으로 옮겨간다.

- 수정 작업이 반복됨에 따라 전체적인 내용은 수정의 필요성이 줄어들면서 개별적인 문장의 흐름과 명확함, 또 상세한 표현에 많은 시간을 투입하게 되는데, 이 때 점검해야할 사항은 다음과 같다.

사람의 귀는 보고서의 완성도를 검증하기 위한 가장 좋은 도구 중의 하나이다. 자신이 작성한 내용을 큰 소리로 읽어 보면 무엇을 바꿔야할지 알게 될 것이다. 전문 작가들은 이 방법으로 최종 점검을 한다.

- 하나의 문장은 한 가지 내용에 대해서만 기술해야 한다.

- 장황한 표현으로 설명한 문장은 핵심이 되는 내용에 대해서 깊이 생각해보지 않았다는 증거이다. 단순한 문장으로 고쳐라.

- 가장 중요하게 생각하는 아이디어는 문장에서도 가장 중요하게 구체적으로 표현되어야 한다.

- 문장은 논리적인 흐름을 따라가는 움직임이 보여야 하며, 강력함이 느껴져야 한다.

- 문장은 의미뿐만 아니라 읽었을 때, 리듬을 느낄 수 있어야 한다.

 

 

 

원칙5 : 단어의 선택

- 단어의 선택은 보고서의 주제를 어떻게 표현하고 있는지를 보여주는 중요한 지표

- 문어체 단어와 구어체 단어 : 핵심을 벗어나 장황해지기 쉽다.

- 너무 긴 표현과 전문 용어, 외국어 및 복잡한 단어들은 수정해야 하며, 형용사와 부사는 가능한 사용빈도를 최소화해 문장의 의미가 애매모호해지는 것을 방지함으로써 작성자의 생각을 좀 더 강조할 수 있게 된다.

- 보고서의 내용에 따라 논조가 달라져야 한다. 밝혀진 새로운 사실의 결과를 설명하는 내용일 경우에는 논리적인 객관성을 가지고 있어야 한다.(특히 주의해야함 객관적으로!!) 제언은 행동을 유발하는 문장이 될 수 있도록 동사를 사용해야 한다.

 

원칙6 : 반복점검

- 반복적인 점검만이 훌륭한 보고서를 작성하는 최선의 방법이다.

- 얼마동안 보고서 작성을 중단하고 다른 일을 하다가, 작성하던 보고서를 검토한다.

- 처음에 작성했던 핵심 내용의 흐름을 다시 읽는다.

- 고객의 입장에서 보고서를 읽어 본다.

- 큰 소리로 보고서를 읽는다.

- 내용이나 표현에 중복되는 유무를 찾아보면서 읽는다.

- 각 문단의 논리를 검토한다.

- 각 문장의 흐름과 명확성 및 세밀함이 적절한지 검토한다.

- 사용한 단어가 정확한지 포함하는 논조가 적절한지 확인하면서 읽는다.

- 절차에 오류가 있는지 검토한다.

- 빈틈없이 작성된 보고서를 대할 때에 그 보고서의 내용에 신뢰감을 갖게 되며, 그 보고서에 포함된 제언은 설득력을 갖게 된다. 보고서에 페이지 번호를 넣지 않아서 보고서의 내용 전체에 대한 신뢰도를 잃게 된 경험이 있음을 밝혀둔다.

 

원칙7 : 작성자 혼자서 오류 수정 작업을 해서는 안된다. (여러 사람에서)

- 보고서의 작성자 혼자서 자신이 작성한 부분에 대한 오류를 찾아내고 수정하는 작업을 해서는 안됨.

- 어떤 형태의 문장이든, 작성한 본인은 자신이 작성한 내용에 만족해하고 만족하기 싶기 때문에 오류를 찾아내는 것이 쉽지 않다. 전문 출판사에서 수정 작업을 담당하는 전문가를 두는 이유도 여기에 있다. 프로젝트가 진행 중일때는 프로젝트 관리자나 선임 팀원들이 핵심 내용에 대해서 반복적으로 검토하고 수정하는 작업이 수행된다. 그렇지만 보고서가 논리의 흐름에 일관성이 있으며 읽기에 어려움은 없는지, 논리의 전개와 순서상에 문제점은 없는지 등에 대해서는 전문가가 투입되어 검토하는 것이 바람직하다.

- 그러나 프로젝트 보고서의 특성상 그 일에 경험이 없는 편집 전문가가 담당하기에는 어려움이 있기 때문에 보고서 작성에 참여하지 않은 동료의 도움을 받아서 점검하는 것이 바람직하다. 보고서 작성자는 다른 동료에게 검토를 부탁하기 전에 각 페이지의 형식, 문법, 철자, 구두점 등이 정확한지 확인해야 한다. 숫자로 된 데이터의 경우에는 정확성, 일관성 및 보고서와의 관련성도 미리 검토함으로써 자신만이 할 수 있는 부분에 대한 검토를 타인에겐 넘기지 말아야함.